Devo incluir as reuniões com o meu cliente no orçamento?

A resposta é sim, mas provavelmente de um jeito diferente do qual você imagina. As reuniões com clientes são um processo natural e constante na vida de um profissional, principalmente se você for freelancer. Então você terá custos com transporte, alimentação e até mesmo com roupas, e isso deve ser pago com o mesmo dinheiro que você receberá pelo seu trabalho.

Esta dúvida foi enviada pelo Wellington através da nossa página de contato, e no email ele questionava o seguinte:

Olá Bom dia! Eu estou começando meu empreendimento de design, e trabalho em home office. Tenho uma dúvida na etapa de um projeto.

O cliente entra em contato e quer fazer um catálogo impresso de loja de roupa e solicita um orçamento do design. O quê devo fazer ou como devo agir:

  • Por trabalhar home office, não devo marcar reuniões pessoalmente antes de receber por email o briefing e passar o orçamento fechando um contrato?
  • Eu devo ir até o cliente entender a sua necessidade e contabilizar essas horas no orçamento? ou
  • Eu devo me reunir com o cliente pessoalmente mesmo se ele não aprovar futuramente meu orçamento e eu perder tempo e dinheiro de deslocamento sendo pra onde for?

Quero apreender como me colocar diante de uma situação como essa. Muitas pessoas querem marcar reunião antes de ter um orçamento na mão, e na maioria não querem fechar o valor. Eu não sei se, não indo até o local, estaria sendo mesquinho e não tendo uma atitude de um designer ou se eu estou sendo prudente e me prevenindo de um desgaste de tempo e dinheiro.

O contato com o cliente ou com potenciais clientes é muito importante para a sua carreira, fortalece e aumenta a sua rede de relacionamento, e contribui para que você seja reconhecido como profissional. Ir até o cliente antes de qualquer orçamento é natural, faz parte da rotina de trabalho de qualquer freelancer. O que você deve ter em mente é que você não atende “um único cliente” a vida toda como freelancer, e este cliente não é o único que vai arcar com os custos de reuniões.

Reunião ©Shutterstock
Reunião ©Shutterstock

O valor do seu trabalho, ou o valor que você cobra por hora deve ser planejado para que você cubra estas despesas. Quando você compra um produto precisa pagar o frete, não é mesmo? A diferença neste caso é que este “frete” não é bem um serviço, não é facilmente mensurável, e você deve tomá-lo como algo inerente ao seu trabalho. Logo, se você precisa se reunir com seus clientes e tem custos para isso, sua hora de trabalho deve prever todos estes custos.

Daí você pergunta: Mas e se ele não fizer o trabalho comigo? Perco dinheiro?

Este é o ponto: É o seu único cliente? A sua formação dos preços deve prever custos, e não apenas serviços concretizados. Quando você precisa viajar, planeja as despesas de toda a viagem, certo? Prevê um dinheiro extra para o caso de precisar pegar um taxi ou arcar com algum imprevisto? Faça o mesmo com o seu atendimento, planeje o seu trabalho prevendo que alguns clientes podem não aprovar o orçamento, podem te dar calote, e tudo o que o mercado te impõe. É apenas uma questão de planejamento. Se você cobra por projeto, vai precisar aumentar as suas margens para cobrir estes custos.

Uma ótima alternativa para economizar com reuniões e otimizar o seu fluxo de trabalho sem perder o relacionamento com o cliente é utilizar ferramentas que facilitem a sua rotina, como o Skype para reuniões via chamadas de áudio e vídeo, e o Trello para organizar e manter todos os envolvidos em um projeto informados.

Se você tiver dúvidas em relação a este assunto, use os comentários abaixo para perguntar e eu terei prazer em responder. Caso você queira enviar uma dúvida diferente, acesse nossa página de contato e mande uma mensagem.

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